비즈니스 작문 기술을 향상시키는 10 가지 간단한 방법

이제 제대로 작성되지 않은 전자 메일이나 보고서를 해독하는 데 시간이 얼마나 걸리는지 생각해보십시오. 글을 읽는 것은 짜증나고 성 가실뿐만 아니라 글을 잘못 쓰면 심각한 오해, 기회 상실 또는 직장 사고로 이어질 수 있습니다.

여기서 중요한 점은 훌륭한 작문 기술은 여러 가지면에서 가치가 있다는 것입니다. 그리고 시간을내어 향상시키는 것은 경력 전체에 걸쳐 상당한 배당금을 지불 할 수 있습니다. 비즈니스 작문 기술을 향상시키는 데 사용할 수있는 몇 가지 기술을 살펴 보겠습니다.

탄탄한 작문 기술의 가치

여러 가지 이유로 노동력에 좋은 글쓰기가 필수적입니다.

첫째, 훌륭한 작가가되는 것은 군중으로부터 눈에 띄는 데 도움이되고 승진 또는 인상 기회를 개선합니다. 그것은 당신의 상사가 당신이 열렬한 프로젝트와 아이디어에 대해 조치를 취하도록 설득하는데 도움이 될 수 있습니다. 글을 잘 쓰면 더 똑똑하고 신뢰할 수 있고 전문적으로 보입니다. 혼란과 오해를 피하고 동료와의 신뢰와 관계를 구축하며 고객을 확보 할 수 있습니다..

좋은 글쓰기는 소셜 미디어의 사용 증가로 인해 특히 중요합니다. 우리는 모두 Twitter, LinkedIn 또는 Facebook 철자가 틀린 단어에서 전문가를 보았거나 단어를 잘못 사용했습니다. 이것이 당신에게 일어날 때 창피 할뿐만 아니라 미래에 당신의 명성과 신뢰성에 영향을 줄 수 있습니다.

당신의 글은 평생 동안 심판받을 주요 매체 중 하나입니다. 매일 발송하는 전자 메일, 텍스트 및 보고서는 다음과 같은 물리적 표현 및 기록입니다. 당신. 시간이 지남에 따라 이러한 표현은 명성을 쌓고 커리어에서 번창하는 데 필요한 관계에 영향을 미칩니다..

당신의 글은 당신의 생각을 전달하며, 그 생각은 가능한 가장 명확하고 웅변적인 방식으로 전달되는 것이 중요합니다.

커트 본네 거트 (Kurt Vonnegut)는“글쓰기 스타일을 향상시킬 생각으로 왜 조사해야합니까? 글을 쓰던 독자들에게 존중의 표시로 그렇게하십시오.”

훌륭한 보도 자료를 작성해야하는 기업가, 바쁜 팀에 매일 이메일을 작성하는 관리자, 또는 성공적인 커버 레터를 작성해야하는 새로운 직업을 찾는 사람이든, 훌륭한 의사 소통 기술은 필수입니다. 단어는 인생에서 중요하며, 효과적으로 사용하는 방법을 알면 큰 도움이됩니다.

작문 능력을 향상시키는 방법

훌륭한 작문에는 시간과 연습이 필요합니다. 상징적 인 사업가 데이비드 오길비 (David Ogilvy)는 다음과 같이 말했습니다.“좋은 글쓰기는 자연스러운 선물이 아닙니다. 잘 쓰는 법을 배워야합니다.”

자신의 작문을 빠르게 개선 할 수있는 몇 가지 방법이 있습니다.

1. 쓰기 시작하기 전에 생각하십시오

무엇이든 쓰기 시작하기 전에 멈추고 원하는 말을 생각하십시오. "이 이메일을 읽은 후이 사람이 알아야하거나 이해해야하는 것은 무엇입니까?"

모든 기자가 자신의 작품을 만들 때 사용하는“5 Ws + H”를 사용할 수도 있습니다.

• 누구: 내 청중은 누구인가?
• 뭐: 그들이 알아야 할 것?
• 언제: 언제 적용됩니까, 언제 이런 일이 있었는지 또는 언제쯤 알아야합니까??
• 어디: 이런 일이 어디입니까?
• 왜: 왜이 정보가 필요한가요??
• 어떻게:이 정보를 어떻게 사용해야합니까?

또한 "이 이메일을 정말로 보내야합니까?"

모든 부문의 전문가에게는 매일 이메일이 넘쳐나고 있으며, 그 중 다수는 불필요합니다. 보내는 각 이메일이 반드시 필요하고 관련성이 있는지 확인하여 자신과 독자의 시간을 절약하십시오.

2. 짧게 유지

말해야 할 내용을 파악한 후 신속하게 요점을 파악하십시오. 사람들은 항상 시간에 대한 압박을 받고, 당신의 간결함에 감사 할 것입니다.

더 설득력이 필요하십니까? 주요 포인트가 맨 아래에 묻혀 있어야하는 것보다 3 배 더 긴 이메일을 읽은 후 얼마나 실망 스러울 지 생각해보십시오. 시간과 에너지 낭비입니다?

청중이이 과정을 거치지 않도록하십시오..

생각하는 데 도움이 될 수 있습니다 어떻게 사람들이 읽습니다. 소설가 엘모어 레너드 (Elmore Leonard)는“독자가 건너 뛰는 경향이있는 부분은 생략하라”고 간결하면서도 훌륭한 조언을 제공합니다. 일반적으로 이것은 무엇과 관련이있는 긴 단락을 의미합니다. 당신 독자가 듣고 싶은 것보다 말하고 싶습니다. 항상 독자를 염두에 두십시오.

페이지 길이가 절반 미만인 전자 메일을 작성할 수없는 경우 전자 메일이이 정보를 전달하는 가장 좋은 방법은 아닙니다. 대신, 그 사람에게 전화하여 직접 이야기하십시오..

3. 가식적 인 말을 피하십시오

서면으로 귀하의 목표는 명확하고 직접적입니다. 독자가 말하려는 내용을 해독하기 위해 Google을 사용해야하는 경우 소외감을 느끼게됩니다..

마크 트웨인 (Mark Twain)은“50 센트 단어가 사용될 때는 5 달러 단어를 사용하지 마십시오.”라고 말했습니다. 더 똑똑하게 들리기 위해 꽃이 많고 소박한 단어를 사용하려는 유혹을 피하십시오. 오십 단어를 고수.

같은 맥락에서 가능할 때마다 전문 용어를 피하십시오. Jargon은 종종 당신을 허풍스럽게 만들고 독자를 더 소외시킬 수 있습니다. 대신, 당신이 말하는 방식을 쓰십시오. 자연스럽고 직접 유지.

4. 액티브 보이스 사용

능동형 문장은 수동형 문장보다 직접적이고 대담하며 흥미 롭습니다. 수동적 인 문장은 약하고 장황합니다. 그들은 절름발이 악수와 같습니다. 가능할 때마다 문장을 적극적으로 사용하려고하면 글이 크게 향상됩니다..

예를 들어 아래 두 문장을보십시오.

1. 고양이는 여자를 긁었다.
2. 여자는 고양이에 의해 긁 혔다.

첫 번째 문장은 활성 음성으로 작성됩니다. 명확하고 직접적입니다. 두 번째 문장은 수동적입니다.

적극적인 문장에서 주제 수행 동사의 행동. 수동적 인 문장에서, 주제는 행동이 일어나게한다 에 그들. 여기 또 다른 간단한 예가 있습니다.

1. 골퍼가 공을 쳤다.
2. 골퍼가 공을 쳤다.

첫 번째 문장에서 대상 (골퍼)이 동작을 수행합니다 (공을 치십시오). 두 번째 문장에서 주제 (골퍼)는 동사 뒤에옵니다. 그것은 행동을 받고있다.

수동적 인 목소리를 찾으려면 동사 앞의“의지”또는“와”와 같은 동사의 형태를 찾아보십시오. 예를 들어 "회의는 오후 8시에 열립니다"는 수동적입니다. 대신에,“회의는 오후 8시에 있습니다.”

5. 항상 전문가가 되십시오

때로는 농담을 던지거나 이메일에 사무실 가십을 포함시키고 싶은 유혹이 있습니다. 그러나 이러한 추가 기능은 메시지에 영향을 미치지 않으며 평판에 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 그들은 또한 쉽게 오해됩니다.

그렇습니다, 당신은 정통해야하고 당신의 글에서 당신의 목소리가 빛나도록해야합니다. 그러나 전문성을 유지해야합니다. 균형을 잡는 행위입니다. 콘텐츠의 적합성을 확인하는 좋은 방법은 "내일 아침 신문의 첫 페이지에 있으면 좋을까요?"라고 묻는 것입니다. 이것이 울부 짖 으면 편집을하십시오.

6. 행동 요구를 명확하게한다

귀하의 비즈니스 커뮤니케이션은 목적으로 전송됩니다. 순수하게 정보를 제공하는 이메일을 작성하는 경우는 거의 없습니다. 다시 전화를 걸고 더 많은 정보를 제공하고 회의에서 참석 여부를 확인하는 등 독자가해야 할 일이있을 수 있습니다..

이 정보로 원하는 것을 파악하기 위해 독자에게 맡기지 마십시오. 그것을 철자하고 구체적으로 설명하십시오. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 화요일 오후 5 시까 지 수정 사항을 보내주세요..
• 문제를 해결하려면 금요일까지이 고객에게 다시 전화하십시오..

원하는 것을 명확하게하면 독자로부터 더 나은 결과를 얻을 수있을 것입니다.

프로 팁: 무언가에 즉각적인 조치가 필요한 경우 수신자에게 직접 이야기하십시오. 책상에서 일어나서 사무실로 가거나 전화로 전화하십시오. 글쓰기는 중요한 매체이지만, 무언가를해야 할 때 직접 대화하는 것보다 중요한 것은 없습니다.

7. 이메일 제목 줄을 적절하게 사용하십시오

귀하의 이메일 제목 줄은 강력한 도구입니다. 이메일 제목으로 생각하십시오. 헤드 라인의 임무는 본문을 읽도록하는 것입니다. 이렇게하려면 헤드 라인이 짧고 직접적이며 강력하고 구체적이어야합니다..

예를 들어 아래의 두 이메일 제목 줄을보십시오.

1. 월요일 회의
2. 10 월 14 일 월요일 오후 2시 분기 별 보고서 회의 참석

첫 번째 제목 줄은 모호하며 많은 질문에 답하지 않습니다. 어느 월요일 회의? 회의는 무엇입니까? 이 회의에 대해 알아야합니까?

두 번째 제목 줄은 훨씬 더 구체적이므로 빨리 열고 읽을 가능성이 높습니다. 작성자가 어떤 회의에 대해 이야기하고 있는지, 언제 특정 회의에 참석할 때 필요한지를 알려줍니다..

이메일 제목 줄을 비워 두지 마십시오. 이메일 필터는 종종 빈 제목 줄을 스팸으로 분류하므로 이메일을 놓치지 않도록 작성하십시오..

프로 팁: 간단한 질문 만해야하는 경우 EOM (End of Message) 기술을 사용하십시오. 이메일 제목 줄에 질문을 작성하고 끝에 "EOM"을 추가하십시오. 더 많은 불필요한 텍스트를 읽지 않고도 빠르게 답변 할 수 있기 때문에 독자의 시간이 절약됩니다..

예를 들어, 제목 줄에“이번 월요일 오후 2시 회의에 참석 하시겠습니까? EOM.”

이 기술을 사용하기 전에 수신자가 EOM의 의미를 알고 있는지 확인하십시오. 그런 다음 이상적으로는 회신 전자 메일의 제목 줄에 다음과 같은 내용으로 회신합니다.“그렇습니다. EOM.”

8. 이메일에서 하나의 주제를 고수

이메일은 가능한 한 특정 지점이나 아이디어에 집중하십시오. 다른 주제를 해결해야 할 경우 별도의 이메일을 작성하십시오. 이메일 당 하나의 주제에 초점을 맞추면 독자가 말한 내용을 처리하고 직접 응답 할 수있는 시간을 갖게됩니다. 또한 이메일을보다 효율적으로 구성하고 보관 된 이메일을 더 빨리 찾을 수 있습니다..

예를 들어, 아래는 너무 많은 주제를 다루는 이메일의 예입니다.

이메일 제목 줄: 월요일 회의 

몸: 스티브 안녕, 

지난주 분기 별 보고서에 대한 모든 작업에 감사드립니다. 잘 했어! 나는 우리가 인트로를 단축해야한다고 생각하지만 그 외에는 훌륭합니다..

이번 주 월요일 회의에 참석할 수 있는지 알아보기 위해 글을 쓰고있었습니다. 그렇다면 첫 분기 별 보고서 초안을 준비해 주시겠습니까? 수잔에게 보여 드리고 싶습니다.

또한 시러큐스의 Al Thompson과 연락을 취한 적이 있습니까? 마지막 배송에 대해 불만이 있었으며 문제가 해결되었는지 확인해야합니다. 이게 어떻게되는지 알려줘.

감사,

짐

이 이메일에서 스티브가 몇 가지 질문을했는지 물어보세요..

먼저, Jim이 자신이 인트로를 편집하기를 원하는지 아니면 Jim이 직접 할 것인지를 알아 내야합니다. 분명하지 않아. 그런 다음 월요일 회의에 참석할 것임을 확인하고 보고서 초안을 가져와야합니다. 마지막으로, 그는 고객 불만을 해결하고 Jim에게 무슨 일이 있었는지 이야기해야합니다..

이메일에는 중요한 알림이 포함되어 있으며 Steve가 저장하려고 할 수 있습니다. 그러나 제목은 단순히 "월요일 회의"라고 말합니다. 고객 불만 사항을 해결하기 위해 알림으로 저장하려는 경우 헤드 라인은 실제 주제와 관련이 없습니다. 그는 고객 불만 사항을 해결하기위한 알림이 "월요일 회의"라는 제목의 이메일에 있다는 것을 기억해야합니다.

독자에게 호의를 베풀고 가능한 한 쉽게 물건을 만드십시오. 이메일 당 하나의 주제로 간단하게 유지.

9. 나쁜 소식을 전하기 위해 이메일을 사용하지 마십시오

나쁜 소식을 전하기 위해 이메일을 사용하지 마십시오. 팀원을 해고하거나 장미 빛보다 덜 들리는 피드백을 제공하려면 직접 해보십시오. 이메일을 통해 오해가 발생하기 쉽습니다. 이메일을 사용하여 나쁜 소식을 전할 때 증폭되는 전망입니다. 직접, 당신은 동정심과 공감과 의사 소통을 할 수 있으며, 당신은 당신의 성실과 의도를 더 전달하기 위해 신체 언어와 음성 톤을 사용할 수 있습니다. 이메일로 할 수없는 일입니다.

10. 교정, 교정, 교정

문법과 철자법 실수는 당황스럽고 신뢰도를 떨어 뜨립니다. 물론, 맞춤법 검사 도구를 사용할 수는 있지만 모든 문맥, 특히 문맥에서 사용되지 않는 단어를 포착하지는 않습니다..

작성이 끝나면 즉시 교정하십시오. 그리고 가능할 때마다 보관하고 몇 시간 (또는 며칠) 후에 다시 읽습니다. 글과 거리를두면 처음 읽는 동안 놓친 실수를 발견하는 데 도움이됩니다..

프로 팁: 교정 할 때 각 문장을주의 깊게 읽으십시오. 조지 오웰 (George Orwell)은 다음과 같이 말합니다.“정확한 작가는 자신이 쓴 모든 문장에서 최소한 네 가지 질문을 할 것입니다. 어떤 단어로 표현 될까요? 어떤 이미지 나 관용구가 더 선명 해 집니까? 이 이미지는 효과가있을만큼 신선합니까? 그리고 그는 아마 두 가지를 더 물을 것입니다. 더 빨리 넣을 수 있을까요? 피할 수없는 추한 말을 했습니까?”

전자 메일 또는 보고서가 특히 중요한 경우 신뢰할 수있는 친구 나 동료에게 보내서 대상 독자에게 보내기 전에 읽어보십시오. 새로운 눈 쌍은 당신이 놓친 추가 실수를 발견 할 수 있습니다.

프로 팁: 비즈니스 작문과 관련하여 추가 도움이 필요한 경우, 문법 검사와 같은 서비스를 사용하십시오.이 서비스는 텍스트를 스캔하고 단순하고 복잡한 문법 오류 (잘못된 문맥에 사용되는 철자가 정확한 단어 포함)를 모두 식별합니다. 당신은 또한 당신의 미래에 작문을 향상시킬 수 있도록 각 실수에 대한 설명을 얻습니다.

최종 단어

누구나 더 나은 작가가되는 법을 배울 수 있으며 자신의 글을 향상시키는 가장 좋은 방법은 연습. 많이 쓸수록 더 좋습니다. Coursera를 통한 무료 온라인 비즈니스 작문 코스 수강을 고려할 수도 있습니다. 이 수업은 University of Colorado-Boulder에서 만들었으며 감사하면 무료입니다..

비즈니스 글에서 가장 자주 실수하는 것은 무엇입니까? 당신이 잘하는 것 같아요?