비즈니스에서 사기 및 직원 도용을 방지하는 방법-정책 및 계획

사기꾼이 직장에서 일하는 사람으로 강화 된 범죄자라고 생각할 수도 있지만, Journal of Accountancy는 업무상 사기를 저지르는 대부분의 개인이 처음 위반 자라고보고합니다. 또한, 사기 행위를하려는 의도로 일자리를 취하는 사기꾼은 거의 없습니다..

이는 부지런한 고용 관행과 철저한 신원 조사만으로는 사기가 비즈니스에서 발생하는 것을 방지하기에 충분하지 않습니다. 그러나 개인이 사기를 저지를 가능성이 높은 특정 요인이 있습니다..

공인 사기 시험 협회 (Association of Certified Fraud Examiners)는 사기가 발생할 때 일반적으로 세 가지 요소가 있다고 주장합니다. 첫째, 사기를 저지른 개인은 재정적 압박감을 느낍니다. 높은 부채, 호화로운 생활 양식, 재정 문제가있는 가족 구성원 및 도박 중독은 모두 잠재적 인 압력의 원천입니다.

둘째, 개인은 사기를 합리화하는 방법이 필요합니다. “충분하지 않다”,“보스보다 열심히 일한다”,“회사는 절대로 이것을 놓치지 않을 것”,“나는 이것을받을 자격이있다”라는 내부 독백은 모두 비 윤리적 행동을 정당화하는 데 도움이된다.

마지막으로 개인은 사기를 저지를 기회가 필요합니다. 사업주로서 개인의 재정 상황이나 태도에 항상 영향을 미칠 수있는 것은 아니지만 수표와 균형 및 적절한 내부 통제를 통해 기회 요인에 영향을 줄 수 있습니다..

사기의 일반적인 유형

1. 자산 오용

Certified Fraud Examiners 협회에 따르면, 자산 오용은 소기업에서 발생하는 가장 일반적인 사기 유형입니다. 직원 또는 계약자가 현금 또는 재고와 같은 회사 자원을 훔치거나 오용하는 계획을 세울 때 자산 오용이 발생합니다..

비즈니스가 고객으로부터 현금을 모으는 방법에주의를 기울이십시오. 올바른 조치를 취하지 않으면 개인이 현금을 가로 채서 소유자에게 숨길 수 있습니다.

2. 감추고

현금을 훔치는 인기있는 방법 인 스키밍은 회사의 재무 기록에 완전히 기록되기 전에 입금을 훔치는 것을 포함합니다. 예를 들어, 고객이 오프라인 상점에서 제품을 구매하려고한다고 가정하십시오. 여행 중 영업 직원은 상품에 대한 지불을 수락하지만 거래를 기록하는 대신 현금을 포켓에 넣을 수 있습니다..

스키밍을 사용하면 직원은 지불의 일부만 기록 할 수 있습니다 (예 : $ 100를 받았을 때 지불 된 $ 50 만 기록) 또는 지불을 모두 기록하지 못할 수 있습니다. 판매 거래가 기록되지 않기 때문에 상점의 재고도 업데이트되지 않습니다. 즉, 실제 비즈니스 재고는 실제로 회계 기록에 반영된 것보다 작습니다..

감추기 쉬운 개인 거래 만이 아닙니다. 고객 지불을받는 회계 직원이나 사무 직원도 입금을 할 수 있습니다. 그런 다음 직원은 대변 메모를 위조하거나 계정을 수집 불가능으로 기록하여 비즈니스에서 지불이 누락되었음을 알 수 없습니다.

복잡하지만 상당히 일반적인 미수금 사기 사기는 고객 지불금을 깎는 것과 관련이 있습니다. 랩핑 방식에서, 회계 부 또는 회계사는 고객이 해당 고객의 계정에 대해 지불 한 현금 지불을 주머니에 넣습니다. 부족한 부분을 해결하기 위해 회계사는 두 번째 고객으로부터받은 지불을 첫 번째 고객의 계정으로 사용합니다. 두 번째 고객이 잘못된 계정 잔액을 발견하면 회계사는 세 번째 고객의 지불을 사용하여 적자를 보상합니다..

지불이 잘못 관리되기 때문에 누군가는 결국 계획을 따라 잡습니다. 그럼에도 불구하고 사기꾼들은 잡히지 않고 몇 달 또는 몇 년 동안 랩핑 계획을 유지할 수 있습니다.

3. 현금 절도

현금 절도는 직원이나 계약자가 들어오는 현금을 훔치고 있다는 점에서 스키밍과 유사합니다. 현금 절도와의 차이점은 직원이 비즈니스 장부에 기록 된 후 현금을 훔친다는 것입니다.

예를 들어, 직원은 거래가 기록 된 후 금전 등록기에서 돈을 훔칠 수 있습니다. 직원은 현금이없는 사실을 감추기 위해 사기성 금전 등록기 지불을 기록 할 수 있습니다. 예를 들어, 직원이 이전 판매를 취소하거나 환불을 발행하고 해당 현금을 등기부에서 가져갈 수 있습니다..

현금이 도난 당하고 있다는 신호
기록하기 전에 현금을 가로채는 스키밍 계획은 감지하기 까다로울 수 있습니다. 다음과 같은 경고 신호가 나타날 수 있습니다.

낮은 재고. 상점의 실제 재고가 장부에 따른 것보다 낮은 경우 직원이 모든 판매를 기록하지 않았을 수 있습니다..
번호가 매겨진 문서의 간격. 사전 번호가 지정된 바우처를 사용하는 식당 및 기타 비즈니스의 경우, 바우처에 차이가 있으면 직원이 영수증을 버리고 현금을 보관했을 수 있습니다..
고객 불만. 직원이 결제를하는 경우 고객은 전화를 걸어 명세서 잔액이 잘못되었다고 불평하는 경향이 있습니다..
특정 교대 기간 동안의 낮은 수익. 특정 직원이 근무할 때마다 현금 수집이 적 으면 현금 절도를 나타낼 수 있습니다..

현금 절도 방지를위한 내부 통제

크레딧, 무효 판매 또는 대변 계정을 발행하려면 관리자 승인이 필요합니다.. 다른 사람이 거래에 참여하면 악의적 인 직원이 눈에 띄지 않는 것을 훔칠 기회가 줄어 듭니다..
월별 계정 명세서 발행. 고객이 고객의 계정 잔액을 정기적으로 업데이트하면 직원이 고객 지불에 혼란을 줄 가능성이 적습니다..
연구소 필수 휴가 시간 및 작업 회전. 유죄 직원이 현금을 옮길 기회가 없으면 랩핑 계획이 빠르게 붕괴됩니다.
깜짝 현금 계산 수행. 레지스터의 현금을 현금 영수증과 비교함으로써 관리자는 현금 불일치를 신속하게 식별 할 수 있습니다.
비디오 카메라. 레지스터를 모니터링하는 비디오 카메라가있을 때 직원의 행동이 줄어 듭니다..
잠금 박스. 고객 지불을 은행 잠금 상자로 직접 보내면 현금이 직원의 손을 통과하지 않으며 직원은 그것을 훔칠 기회가 없습니다..

4. 사기성 현금 지급

다른 사기꾼들은 사업에 들어올 때 돈을 들기보다는 나가는 현금 지불을 훔칩니다. 직원과 계약자가 회사 자산을 잘못 사용하는 모든 방법 중에서 사기성 현금 지급을 만들어 현금을 훔치는 것이 가장 일반적으로 사용되는 전술.

5. 청구 체계

직원들은 회사가 결코받지 못한 재화와 서비스에 대해 청구하고 현금을 넣을 수 있습니다. 직원은 보충 서비스 또는 제품으로 송장을 위조하고 수표가 지급되면 사기꾼이 직접 현금을 인출합니다. 직원은 직원이나 친구 또는 가족이 소유 한 쉘 회사의 이름을 사용하여 존재하지 않는 공급 업체에 지불 한 금액을받습니다..

직원은 기존 공급 업체와 협력하여 회사에 제품에 대한 과다 청구를 수행 할 수도 있습니다. 팽창 된 송장을 밀어내는 대신, 공급 업체는 직원에게 이익을 줄입니다..

청구 체계의 징후

공급 업체의 요율이 실질적으로 상승했습니다. 한 공급 업체의 요율이 업계 표준보다 높은 비율로 증가하면 공정한 거래를 얻지 못할 수 있습니다.
특정 공급 업체에 대한 직원 선호. 특정 공급 업체를 고집하거나 다른 계약 업체로부터 입찰을받지 않은 직원은 반동을받을 수 있습니다.

청구 체계를 방지하기위한 내부 통제

승인 된 공급 업체 목록을 유지하고 승인 된 공급 업체에게만 수표를 작성하십시오. 이를 통해 쉘 회사 나 직원의 친구에게 지불 할 수 없습니다. 공급 업체를 목록에 추가하기 전에 조사를 수행하고 합법적 인 회사인지 확인하십시오..
승인 된 공급 업체 목록과 함께 승인 된 가격 목록 유지. 이로 인해 직원이 공급 업체와 함께 가격을 인상하기가 어렵습니다..
수표에 서명하기 전에 수신 보고서 사본 요청. 그렇게하면 회사가 실제로받은 제품에 대해서만 수표에 서명합니다..

6. 경비 환급 제도

회사에서 현금을 얻는 또 다른 방법은 경비 보고서를 퍼지하는 것입니다. 직원은 개인 경비, 존재하지 않는 비용을 추가하거나 비용 상환 요청에 따라 비용을 부풀려서 인공적으로 큰 상환 수표를받을 수 있습니다..

경비 상환 계획의 징후

사치스러운 경비 보고서. 특정 직원 비용 보고서가 과거 평균 또는 다른 직원의 보고서보다 높으면 직원이 너무 많이 지출하고 있음을 나타냅니다..
직원이 영수증을 제출하지 않음. 영수증 원본이 비용 보고서에 첨부되지 않은 경우 직원이 실제로 비용을 발생했는지 여부를 알 수 없음.

비용 상환 계획을 방지하기위한 내부 통제

경비 상환을위한 영수증 필요. 그렇지 않은 경우 직원은 실제로 발생하지 않은 비용을 추가 할 수 있습니다.
귀사의 비용 환급 정책을 문서화하십시오. 여기에는 상환 할 수있는 비용 유형과 상환에 적합하지 않은 비용에 대해 명확하게 설명하십시오. 모든 직원에게 정책 사본 제공.
특정 출장을 간 모든 직원의 경비 보고서 비교. 하나가 다른 것보다 훨씬 높으면 비용이 부풀려 지거나 직원이 의도적으로 과잉 지출되고 있다는 신호입니다..

7. 탬 퍼링 구성표 확인

나가는 회사 수표에 액세스 할 수있는 직원 또는 계약자는 자신의 이익을 위해 변조 할 수 있습니다. 백지 수표가 안전하지 않으면 누군가가 몇 개를 훔쳐서 자신이나 친구에게 보낼 수 있습니다. 비즈니스 소유자가 서명 할 수표를 작성하는 회계 담당자는 나중에 수표의 이름을 변경하고 가로 채서 현금으로 바꿀 수 있습니다.

수표 변조의 징후

수표 번호의 차이. 번호가 매겨진 백지 수표에 순차적으로 차이가있는 경우 누군가가 몇 가지를 들어 올렸을 수 있습니다.
공급 업체 불만. 수표를 삭감 했는데도 공급 업체로부터 지불을받지 못했다고 공급 업체가 알려 주면 지불이 도청되었을 수 있습니다.

점검 조작 방지를위한 내부 제어

백지 수표 보안 유지. 그들은 항상 사무실에서 잠겨 있어야합니다. 열쇠를 공유하지 말고 부기 직원이 인쇄 할 준비가되었을 때만 수표를 작성하십시오.
매월 비즈니스 은행 명세서를 검토하십시오. 인식하지 못하는 수표 금액을 찾으십시오. 은행에 현금 수표의 이미지 스캔을 포함시켜 보증 전에 변경되지 않았 음을 확인할 수 있도록 요청하십시오.

8. 재고 및 기타 자산의 도난

현금이 안전하더라도 직원은 컴퓨터, 회사 제품 및 재고와 같은 물리적 자산을 훔치거나 오용하는 방법을 찾을 수 있습니다.

수신 체계
입고 프로세스와 관련된 직원은 배송 시점에 재고 또는 제품을 훔칠 수 있습니다. 스킴 직원은 수신 배송 보고서 및 보고서를 수신하는 회사가 사기를 숨기도록 수정할 수 있습니다. 직원이 구매 기록에 액세스 할 수있는 경우 가짜 운송 보고서와 일치하도록 구매 요청을 변경할 수 있습니다..

9. 자산 절도

자산을 모니터링 할 물리적 통제가 많지 않은 경우 직원과 계약 업체는 단순히 회사 자산을 구내에서 가져 와서 반환 할 수 없습니다..

자산이 도난 당했다는 신호

낮은 재고. 책당 재고가 실제 재고 수준보다 높으면 누군가가 도둑질을 할 수 있습니다.
열악한 품질 재고 문서. 지원 구매 및 문서 수신이 원본이 아니거나 변경된 것으로 보이는 경우, 도둑의 업무를 처리하고있을 수 있습니다.

물리적 자산 도난 방지를위한 내부 통제

랜덤 재고 계산 수행. 이를 통해 재고 부족을 방지하고 직원이 도난 당할 가능성을 줄일 수 있습니다.
재고 실사 분리. 동일한 사람이 제품 구매와 수령에 대해 책임을지지 않아야합니다.
보안 카메라 설치. 특히 재고 및 귀중품이 보관되는 방과 구역을 모니터링하십시오..
재고 및 자산 보안 유지. 귀중한 자산이있는 구역은 가능하면 잠 가야하며 특정 직원 만 열쇠를 가져야합니다.

소기업 사기 방지를위한 추가 팁

또한 사기를 피하기 위해 사용할 수있는 일반적인 전략이 있습니다. 관리하는 방식과 작업을 위임하는 방식을 변경하면 다른 사람이 귀하의 비즈니스를 속일 가능성을 줄일 수 있습니다.

1. 직원을 아십시오

CPA 회사 인 Cowan, Gunteski & Co.는 직원의 행동과 태도의 변화를 알고 있다면 새싹에 사기 가능성이있을 수 있다고 지적합니다. 직원들과 정기적으로 확인하고 상황이 어떻게 진행되는지 대화 할 시간을 가지십시오.

특히 사기꾼과 가장 자주 관련된 이러한 행동 특성에주의하십시오.

예를 들어, 급여가 낮고 고급 차량을 운전하거나 호화로운 휴가를 보내는 직원
재정적 어려움을 경험하거나 문제를 해결하는 데 어려움을 겪음
특정 공급 업체와 비정상적으로 긴밀한 관계 유지
다른 직원이 자신의 의무 중 일부를 인계받지 못하게 함
아프거나 휴가를 보내지 마십시오
이혼을 겪거나 가족 문제로 어려움을 겪음

물론, 직원들이 이러한 특성 중 일부를 전시하고 있다고해서 도둑질을한다고 가정하고 싶지는 않습니다. 그러나 사기가 발생하고 있다고 의심되는 경우 고위험 직원이 근무하는 부서 및 영역에 모니터링 및 사기 예방 노력을 집중할 수 있습니다. 스트레스를 받거나 재정적으로 어려움을 겪고있는 직원을 도와주십시오. 더 많은 근로자를 유지하고 직원 충성도를 높일 수 있습니다.

2. 무결성 관리

사업주로서의 행동 방식은 직원의 도난 태도에 영향을 줄 수 있습니다. 모퉁이를 자르고 윤리적으로 행동하지 않으면, 당신을 위해 일하는 사람들이 더 똑같이 행동하는 경향이 있습니다. 반대로, 비즈니스 거래에서 정직하고 윤리적으로 노력하기 위해 공동 노력을 기울이면 직원들은 동일한 행동이 예상된다는 것을 이해할 것입니다.

비즈니스의 모든 사람에게 기대되는 행동 유형을 설명하는 행동 강령을 만드십시오. 또한 비즈니스 운영에 대한 우려 사항을 공유하려는 직원에게는 항상 귀하의 문이 열려 있어야합니다. 공인 사기 시험관 협회 (Association of Certified Fraud Examiners)는 대부분의 관리자가 해고 후 직업 사기에 대해 알게되었으므로 사기 의심 의심 신고를 위해 익명의 핫라인을 구현하는 것을 고려하십시오.

3. 임무 분리

사기를 방지하기위한 최선의 내부 통제 중 하나는 업무 분리입니다. 다시 말해, 한 사람이 소유자의 지식없이 사기를 저지르고 덮을 수있는 많은 작업에 대해 책임을지지 않아야합니다. 사기의 기회를 없애기 위해 어떤 사람도 자산 (현금 및 귀중품 등)에 대한 양육권, 해당 자산에 대한 회계 정보를 기록 또는 변경하는 능력, 자산에 대한 거래를 승인 할 수있는 권한이 없어야합니다..

소규모 비즈니스에서는 업무를 분리 할 사람이 충분하지 않기 때문에 업무 분리가 까다 롭습니다. 여전히 2 ~ 3 명의 직원으로 주요 기능을 분할하기 위해 취할 수있는 단계가 있습니다..

예를 들어, 귀하와 사무실 관리자는 귀하의 비즈니스에서 유일한 두 직원이라고 가정하십시오. 사무실 관리자가 예치되지 않은 자금에 액세스하고 은행 계좌 명세서를 조정하고 송장 및 은행 예금을 만들 수 있지만 은행 계좌 명세서를 검토하고, 우편을 개설하고, 거래를 검토하고, 신용 메모를 승인하는 사람이어야합니다..

세 번째 직원 (사무 보조원)이있는 경우 해당 직원이 은행 계좌 명세서를 조정하고 우편을 열고 은행 예금을 준비하도록하십시오. 이것은 당신의 판금에서 약간의 책임을지고 사무실 관리자가 도난당한 지불금을 숨기는 것을 어렵게 만듭니다..

최종 단어

내부 통제 구현은 비즈니스 보호의 중요한 부분입니다. 그러나 실제로는 어색 할 수 있습니다..

직원과 계약자는 자신의 업무가 왜 바뀌는 지 이해하지 못할 수 있습니다. 직원들과 의사 소통을하여 근로자 및 사업체로서 직원들을 보호하기위한 통제 수단을 마련하십시오. 비즈니스 보안을 개선하는 과정에 참여하고 정기적으로 의견을 구하십시오. 일상 업무를 수행하는 개인은 통제 개선에 도움이되는 특정 프로세스에 대한 통찰력을 가질 수 있습니다. 또한 어떤 컨트롤이 제대로 작동하고 어떤 컨트롤이 작동하지 않는지 알려줍니다..

누군가 사기를 저지른 사업체를 소유하거나 일한 적이 있습니까? 어떻게이 일이 일어 났어요?